Um evento, por si só, tem por objetivo alcançar clientes e conquistar convidados. Não importa se ele é um evento de casamento, um evento esportivo, evento de moda ou se é um evento empresarial. Por isso, a primeira medida a ser tomada para que o objetivo seja atingido é a organização. Por mais simples que um evento seja, é necessário que ele esteja devidamente alinhado e preveja intercorrências. Para um evento empresarial, organização também significa garantir resultados estratégicos de relacionamento e de negócios com seus parceiros e clientes. Prezando por esse momento tão importante da sua empresa, nosso Blog Sama Produções vai dar 5 dicas de como organizar o seu evento organizacional.
5 dicas de como planejar um evento empresarial de sucesso
Briefing
Por incrível que pareça, o primeiro item a ser definido não é o orçamento, e sim o briefing. É ele quem vai identificar o público a ser atingido, qual a estratégia a ser desenvolvida, tema do evento organizacional, quais os recursos necessários (equipamentos, pessoal etc), melhor espaço para realização, duração etc. Quanto mais detalhado for o seu briefing, haverá menos riscos de ser surpreendido por algo que esqueceu durante o evento.
Fornecedores
O setor de eventos para empresas têm se diversificado tanto quanto as suas arenas (esporte, moda, cultura, entretenimento etc). É um setor em crescimento por causa da aposta de relacionamento com os públicos das empresas. E, em se tratando de relacionamento, é importante considerar que fornecedores devem ser tão interessados no sucesso quanto você. Afinal, eles são as pontas de todo o processo de construção do evento organizacional.
Portanto, seja sincero com seus fornecedores e divida com eles o objetivo que o seu evento necessita alcançar. Essa é a melhor forma de valorizar quem está com você na empreitada de novos negócios.
Comunicação
A comunicação é uma ferramenta estratégica para o seu evento. Não apenas como forma de divulgação do evento, mas de sedução e conquista das pessoas convidadas. Por meio de uma comunicação estratégica, você pode obter resultados mensuráveis a curto prazo, médio e longo prazo; além de transformar convidados em clientes satisfeitos e advogados dos valores que a sua empresa compartilha.
Estrutura
Pensar na estrutura física é primordial para o conforto dos convidados durante o evento empresarial. Mas já pensou em formatar essa estrutura de forma com que cada espaço possua um potencial diferente?
Dispor uma cafeteria no evento é uma opção inteligente para fomentar networking; assim como estruturar um espaço para clientes vips e facilitar rodadas de negócios. Vale também apostar em espaços com subtemas do seu evento, assim, fica fácil de segmentar interesses dos convidados e descobrir novos produtos e serviços para desenvolvimento na empresa.
Pós‐evento
Um evento não termina no evento.
Complexo isso? Pois saiba que, para muitos clientes que curtiram o seu evento, há a necessidade de um prolongamento. São os chamados clientes ativos que desejam continuar sendo alimentados de informações, conhecendo a evolução de seus serviços e mais: manter relacionamento com a sua empresa.
Portanto, a nossa dica é que você produza eventos que não encerrem na data e no local em que foram realizados, mas que sejam um compromisso de comunicação contínua com seus convidados. Essa é uma forma estratégica de mantê‐los interessados nos próximos eventos realizados por sua empresa.
